O mesmo dado é digitado duas ou três vezes
No sistema de vendas, na planilha e no financeiro. Cada digitação é uma chance de erro.
Rotinas do escritório
Menos copiar e colar: as rotinas do escritório passam a andar sozinhas
Toda empresa tem aquela tarefa que alguém faz toda semana sem pensar: atualizar a planilha, passar o pedido de um sistema para outro, anotar o que foi decidido na reunião, montar o mesmo documento de novo. Nós encontramos essas tarefas e colocamos a inteligência artificial para fazer. A pessoa que fazia passa a só conferir.
Se isto acontece aí
O que foi decidido na reunião se perde
Ninguém anotou direito, e na semana seguinte cada um lembra de um jeito.
Tarefa importante depende de uma pessoa lembrar
Quando ela sai de férias, a rotina para junto.
Rotinas do escritório
Exemplos do que já colocamos para rodar
Sistemas conversando entre si
O extrato do banco chega todo dia ao painel financeiro, sem ninguém exportar planilha. E os contatos que chegam por uma ferramenta de marketing podem entrar sozinhos no sistema de vendas.
Reunião que vira lista de tarefas
A gravação é transcrita, resumida e dividida em tarefas com estimativa de tempo. Nada começa sem alguém aprovar.
Proposta montada sempre do mesmo jeito
Os fatos da reunião viram uma proposta com as mesmas etapas de sempre, preço de mercado com fontes e aviso de quando o cliente abriu.
Vídeos de ajuda regravados sozinhos
Quando o sistema muda, os vídeos de treinamento são gravados de novo na tela real, com narração, sem tirar ninguém do trabalho para filmar.
O que continua com as pessoas
A rotina roda sozinha, mas o que é importante passa por uma pessoa. As tarefas da reunião, por exemplo, só começam depois de aprovadas.
Onde já está funcionando
Produtos de limpeza profissional para empresas
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Rotinas do escritório
Perguntas que sempre aparecem
Como vocês descobrem o que dá para automatizar?
Começamos conversando com quem faz o trabalho. Olhamos o passo a passo de cada rotina, quanto tempo ela toma e quantas vezes se repete. O que é repetitivo e segue uma regra costuma ser o melhor lugar para começar.
Preciso trocar os programas que a empresa usa?
Não é o primeiro caminho. Primeiro tentamos ligar os programas que vocês já usam, para um passar a informação para o outro. Só sugerimos trocar quando o programa atual não deixa.
E se a rotina automática errar?
Toda rotina que colocamos para rodar tem alguém do nosso time acompanhando. Quando algo sai do normal, somos avisados, e o que é importante passa por aprovação antes de seguir.
Qual tarefa a sua equipe faz toda semana do mesmo jeito?
Conte qual é. Muitas vezes ela é a primeira que dá para tirar das mãos das pessoas.